Мебель

Заказ покупателя в 1с 8.3 управление торговлей. Примеры оформления заказов покупателей. Отчет по кнопке «Анализ» в заказе-покупателю

» с помощью подсистемы «Оперативное планирование» реализован механизм, который позволяет применять различные стратегии работы с покупателями. Решение о применении той или иной стратегии с покупателями обычно применяет руководство компании. В данном разделе будут рассмотрены несколько конкретных примеров применения различных стратегий при работе с покупателями. Примеры, приведенные в данном разделе, моделировались в конфигурации « Управление торговлей для Украины », редакция 2.3 (релиз 2.3.3.4). Данная методика применима также для конфигурации " Управление производственным предприятием для Украины ", редакция 1.2, релиз 1.2.7.8.

Пример 1. Оформление заказа покупателя с автоматическим резервированием товаров на разных складах компании

Такая стратегия обычно применяется в тех случаях, когда покупатель просит зарезервировать товар на определенный срок и обещает в течение этого срока оплатить выписанный ему счет (заказ покупателя).

Порядок оформления:

договоре контрагенту

Взаиморасчеты ведутся «По заказам» или « По договору в целом ».
Размер предоплаты по заказу покупателя …- указывается процент предоплаты по заказу (согласно установленным условиям в договоре покупателя).
Держать резерв без оплаты… - указывается то количество дней, на которое покупатель просил зарезервировать товар.

В документе следует установить предполагаемую дату отгрузки по заказу. В дальнейшем эта дата используется для составления графика отгрузки товаров по заказам покупателей.
Автоматическое заполнение схемы размещения и резервирования товаров на складах производится при нажатии кнопки « Заполнить и провести ». Эта кнопка доступна только в оперативном режиме работы.
Для автоматического распределения и резервирования товаров на складах необходимо установить флаг « Автоматическое резервирование ».
После нажатия кнопки «Заполнить провести» автоматически заполнится графа «Размещение» в документе.
В дальнейшем может быть оформлен один или несколько счетов на оплату покупателю.

Внимание!
В том случае, если товар имеется в наличии на нескольких складах, то приоритетным складом при автоматическомразмещении будет являться тот склад, который указан в шапке документа. То есть товар в первую очередь будет размещен на том складе, который указан в шапке документа, и только в том случае, если товара на этом складе не будет хватать, он будет размещен на других складах компании.

В том случае, если товары надо приоритетно зарезервировать на разных складах, то их можно указать вручную в графе «Размещение». Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» будут заполнено размещение только по тем товарам, по которым графа «Размещение» не была заполнена вручную.

Пример оформления договора и заявки при применении такой стратегии приведены на рисунках 1 и 2.

Рис.1 Оформление договора взаиморасчетов при резервировании товаров на нескольких складах

Рис.2 Оформление заявки покупателя при резервировании товаров на разных складах

Пример 2. Оформление заказа покупателя с резервированием товаров в счет предстоящих поставок товаров от поставщика

Такая стратегия применяется в том случае, если товар покупателю в соответствии с условиями договора, можно отгрузить позже: тогда когда поступит товар, ранее заказанный у поставщика. В этом случае, освобождается свободный остаток товара на складе и его можно продать, например, розничному покупателю. Предполагается, что на момент оформления заказа покупателю в информационной базе имеются оформленные ранее заказы поставщику , по которым в ближайшее время должен поступить товар.

Дата предполагаемой поставки товара по заказу поставщику фиксируется в заказе поставщику в поле «Поступление».

Порядок оформления:

Оформляется новый документ «Заказ покупателя».
Для того чтобы контролировать оплату по счету и отгружать товар только на условиях предоплаты, в договоре контрагенту , для которого оформляется заказ, необходимо установить параметры:

Держать резерв без оплаты… - указывается то количество дней, на которое покупатель просил зарезервировать товар. Резервирование товара произойдет после оформления поступления товара от поставщика.

В документе в поле «Отгрузка» необходимо обязательно указать дату предполагаемой отгрузки по заказу.
Автоматическое заполнение схемы размещения по заказам производится при нажатии кнопки «Заполнить и провести». Эта кнопка доступна только в оперативном режиме работы.
Для автоматического размещения товаров в заказах поставщику необходимо установить флаг «Автоматическое размещение».
В дальнейшем может быть оформлен один или несколько счетов оплату покупателю.

После нажатия кнопки «Заполнить и провести» автоматически заполнится графа «Размещение» в документе. В графе размещения заполнятся те заказы поставщику, у которых дата поступления меньше или равна дате предполагаемой отгрузки по оформляемому заказу.

Внимание!
При распределении по заказам поставщиков можно для конкретного товара указать приоритетный заказ поставщику.Например, это оправданно в том случае, если один и тот же товар заказывается у разных поставщиков. Эта информация задается вручную в графе «Размещение». Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» будут заполнено размещение только по тем товарам, по которым графа «Размещение» не была заполнена вручную, а приоритетный заказ, указанный пользователем изменяться не будет.

Пример оформления заказа покупателю приведен на рисунке 3.

Рис. 3 Распределение заказа покупателя по ранее оформленным заказам поставщиков

Пример 3. Оформление заказа покупателя с последующим заказом товаров поставщику (стратегия работы «под заказ»)

Такой вариант оформления применяется в том случае, если в компании применяется стратегия работы «под заказ». Покупатель оформляет заказ на покупку товара и под его заказ товар заказывается у поставщика. После поступления товара от поставщика товар резервируется для конкретного покупателя.

Порядок оформления:

Оформляется новый документ «Заказ покупателя».
Для того чтобы контролировать оплату по счету и отгружать товар только на условиях предоплаты, в договоре контрагенту, для которого оформляется заказ, необходимо установить параметры:

Взаиморасчеты ведутся «По заказам» («По договору в целом»).
Контроль предоплаты по заказу покупателя …- указывается процент предоплаты по заказу (согласно установленным условиям в договоре покупателя).

Графу размещения в документе «Заказ покупателя» заполнять не надо. Поэтому в параметрах авторезервирования флаги «Автоматическое заполнение» и «Автоматическое размещение» также устанавливать не надо. Документ проводится обычным образом при нажатии на кнопку «Провести» или «ОК».
В дальнейшем может быть оформлен один или несколько счетов-фактур на отгрузку товаров по заказу.
Можно произвести автоматическое заполнение заказа поставщику. Для автоматического заполнения используется кнопка «Заполнить». В том случае, если заказ поставщику должен быть оформлен по одному заказу покупателя, то нужно выбрать пункт меню «Заполнить по заказу покупателя». Если заказ поставщику оформляется по нескольким заказам покупателей, то для автоматического заполнения надо использовать кнопку «Добавить по заказу покупателя».
Поступление товара от поставщика фиксируется документом поступления, который оформляется на основании документа «Заказ поставщику». При поступлении товар резервируется для тех заказов покупателей , которые указаны в документе «Заказ поставщику» в графе «Заказ покупателя».

Внимание!
В документах «Заказ поставщику» и «Поступление товаров» не обязательно должны бытьуказаны одинаковые склады. Товар будет зарезервирован на том складе, на который он реально поступил (склад, указанный в документе «Поступление товаров») и зарезервирован для заказа покупателя, указанного в документе «Заказ поставщику». Примеры оформления заказа покупателю и заказа поставщику при такой стратегии работы приведены на рисунках 4 и 5.

Рис.4 Оформление заказа покупателю в случае применения стратегии работы «под заказ».

Рис.5. Оформление заказа поставщику в случае применения стратегии работы «под заказ».

Пример 4. Оформление заказа покупателя с предварительным резервированием товаров и с оформлением заказа поставщику на недостающие товары

В данном примере предполагается совмещение всех тех стратегий, которые были рассмотрены в предыдущих примерах. Рассматривается вариант, когда производится автоматическое резервирование товаров на различных складах компании, а также в оформленных ранее заказах поставщику, а недостающий товар необходимо заказать у поставщика.

Порядок оформления:

Оформляется новый документ «Заказ покупателя».
Для того, чтобы контролировать оплату по счету и отгружать товар только на условиях предоплаты, в договоре контрагенту, для которого оформляется заказ, необходимо установить параметры:

Взаиморасчеты ведутся «По заказам» («По договору в целом»).
Контроль предоплаты по заказу покупателя …- указывается процент предоплаты по заказу (согласно установленным условиям в договоре покупателя).
Держать резерв без оплаты… - указывается то количество дней, на которое покупатель просил зарезервировать товар. Резервирование товара произойдет после оформления поступления товара от поставщика.

В документе в параметрах авторезервирования (кнопка «Заполнить и провести») необходимо установить флаги «Автоматическое заполнение» и «Автоматическое размещение».
В поле «Отгрузка» указать дату предполагаемой отгрузки товара по заказу.
Автоматическое заполнение схемы резервирования по складам и размещения по заказам производится при нажатии кнопки «Заполнить и провести». Эта кнопка доступна только в оперативном режиме работы.
Для оформления печатной формы счета на оплату следует в дальнейшем ввести документ « Счет на оплату покупателю » на основании документа «Заказ покупателя».

После нажатия кнопки «Заполнить провести» автоматически заполнится графа «Размещение» в документе. В графе «Размещение» заполнятся те склады, на которых имеются остатки товаров (с учетом ранее зарезервированных товаров) и те заказы поставщикам , у которых дата поступления меньше или равна дате предполагаемой отгрузки по оформляемому заказу. При этом товар в первую очередь будет размещаться в заказах поставщиков, а потом резервироваться на складах.

После оформления заказа покупателя оформляется документ «Заказ поставщику».
В документе «Заказ поставщику» в графе «Заказ покупателя» указывается заказ (или несколько заказов), по которым должно произойти резервирование при поступлении товара от поставщика.
Можно произвести автоматическое заполнение заказа поставщику. Для автоматического заполнения используется кнопка «Заполнить». В том случае, если заказ поставщику должен быть оформлен по одному заказу покупателя, то нужно выбрать пункт меню «Заполнить по заказу покупателя». Если заказ поставщику оформляется по нескольким заказам покупателей, то для автоматического заполнения надо использовать кнопку «Добавить по заказу покупателя». Табличная часть заказа будет заполнена только теми товарами, которые не зарезервировались на складах и не были размещены в ранее оформленных заказах поставщиков. То есть фактически теми, для которых при автоматическом заполнении графа «Размещение» в документе «Заказ покупателя» осталась не заполненной.
Поступление товара от поставщика фиксируется документом поступления, который оформляется на основании документа «Заказ поставщику». При поступлении товар резервируется для тех заказов покупателей, которые указаны в документе «Заказ поставщику» в графе «Заказ покупателя».

Примеры оформления заказа покупателю и заказа поставщику приведены на рисунках 6 и 7.

Перераспределение резерва производится с помощью документа «Резервирование товаров». С помощью этого документа можно легко изменять примененную схему стратегии резервирования и размещения товаров. То есть, перемещать резервы товаров со склада на склад, резерв со склада на заказ поставщику, отменять резервирование по заказу поставщику или по складу.

В документе указывается заказ покупателя, по которому необходимо откорректировать размещение, а также вариант исходного размещения и нового размещения.

Так, например, если покупатель задерживает оплату счета, то зарезервированный для него товар можно передать другому покупателю, а для него зарезервировать товар под будущие поставки.

В этом случае необходимо оформить два документа. В документе «Резервирование товаров» для первого покупателя в качестве исходного размещения указывается склад, на который был ранее зарезервирован товар, а в качестве нового размещения - заказ поставщику, по которому товар должен поступить.

В документе «Резервирование товаров» для второго покупателя в качестве исходного размещения указывается заказ поставщику, а в качестве нового размещения - склад, на котором товар должен зарезервироваться.

Если в качестве нового размещения ничего не указывается, то отменяется исходная схема резервирования и товар снимается с резервирования.

Пример оформления документа «Распределение по заказам покупателей» приведен на рисунке 8.

Рис.8. Оформление изменения схемы резервирования товаров.

Анализ выполнения заказов

Для анализа текущего состояния заказов используется кнопка «Анализ» в форме документа «Заказ покупателя».

Получить сводный график отгрузок по заказам покупателей и поставок по заказам поставщиков можно с помощью отчета «Оперативный товарный календарь». На рисунке 9 приведен пример сформированного отчета.

Рис.9. Сводный график поступлений и отгрузок по заказам.

График отгрузки товаров по покупателям можно сформировать с помощью универсального отчета « Заказы покупателей ». Пример настройки отчета и сформированный отчет приведены на рисунках 10 и 11.

Width="608" height="294" border="0">
Рис.10. Настройка универсального отчета «Заказы покупателей».

Width="568" height="273" border="0">
Рис. 11. График отгрузки товаров в разрезе дат предполагаемой отгрузки и заказов покупателей.

Другие материалы

Этот документ используется для фиксирования предварительной договоренности с потребителем о намерении приобрести товары.
Вносятся реквизиты, по которым выполняется контроль отгрузки и платы по заказу в договоре с контрагентом.
В заказе допустимо определить ожидаемую дату платы («Оплата») и банк либо кассу, куда обязаны зайти деньги по оплате заказа. Для планирования входящих платежей применяется эта информация.
Заказ имеет возможность быть зарегистрирован от покупателя либо от комиссионера. Видом договора, который задан в документе задается для кого создается заказ - для покупателя либо для комиссионера.
Не есть обязательным регистрирование заказов покупателей по торговым операциям. Торговые операции имеют возможность регистрироваться и тогда, когда учет заказов не создается.
Если все количество товара, заданное в документе, будет отгружено заказчику либо если заказ будет принудительно закрыт документом «Закрытие заказов покупателей», то заказ будет числиться выполненным.
При выставленном флажке «Обособленный учет товаров по заказам покупателей» в договоре с контрагентом-потребителем с видом взаимных расчетов «По договору полностью» либо «По заказам» партионный стоимостной учет ТМЦ, будет вестись отдельно. В заказах покупателей также допустимо определить список возвратной тары, в которой потребителю будут отгружены материальные ценности. На панели «Тара» отражаются данные о возвратной таре. На панели «Услуги», отражаются добавочные услуги, соединенные с исполнением заказа, к примеру, услуги по транспортировке товаров.

Резервирование товаров под заказ на складе и размещение в заказах
Товары допустимо зарезервировать, во время оформления заказа покупателя, под данный заказ из данного свободного остатка на любом из мест хранения (оптовом либо розничном) либо разместить в иных заказах - заказах поставщикам, внутренних заказах. В табличной части в колонке «Размещение» выбирается склад для резервирования либо заказ для размещения, подобным образом, по единому заказу покупателя товар имеет возможность быть зарезервирован на нескольких складах и размещен в нескольких заказах.
Под заказ покупателя запрещено зарезервировать товар в неавтоматизированной торговой точке.
На панели «Тара» и для возвратной тары допустимо произвести резервирование и размещение в заказах, определив склад либо заказ в колонке «Размещение».
Допустимо произвести автоматизированное резервирование и/или размещение при оперативном проведении документа. Автоматизированное размещение допустимо произвести лишь в заказе поставщику. В особой форме настраиваются реквизиты автоматизированного резервирования и размещения. Эта форма появляется при кликании на кнопку в командной панели документа.
При потребности произвести автоматизированное резервирование, в форме нужно выставить флаг «резервирование», а для исполнения автоматизированного размещения - флаг «размещение». Также в форме допустимо отредактировать стратегию авторезервирования, заданную по умолчанию.
Содержимое, заданное в параметре «Склад/группа» в верхней части документа учитывается во время выполнения автоматизированного резервирования и размещения. В данном параметре допустимо определить склад либо группу доступности мест хранения. Содержимое параметра учитывается таким образом:

· Определяется склад предпочитаемого размещения. В ситуации, если в заказе определен заданный склад, то он будет числиться складом предпочитаемого размещения, в ином случае складом предпочитаемого размещения будет склад, который определен в виде главного склада в пользвательских настройках.

· Определяется группа доступности мест хранения. В ситуации, если в заказе задана группа доступности мест хранения, то задается данная группа, в ином случае получается группа доступности мест хранения, которая задана в пользвательских настройках.

· Резервирование будет производиться изначально на складе предпочитаемого размещения, после на складах, входящих в группу доступности. Размещение будет производиться изначально в заказах поставщикам, в которых определен склад предпочитаемого размещения, после в заказах, в которых заданы склады, попадающие в группу доступности.

Ожидаемая дата отгрузки в заказе покупателя и ожидаемая дата поступления в заказе поставщика учитывается во время выполнения автоматизированного размещения. Лишь в тех заказах поставщикам будет производиться размещение, для которых дата поступления по заказу меньше либо равна дате отгрузки по заказу потребителю (товар обязан зайти ранее, чем его планируется отгрузить).
В ситуации, если в настройках реквизитов учета на панели «Заказы» выставлен флаг «Применять определение серий при резервировании» и в заказе задан договор, в котором создается обособленный учет, то допустимо выполнять резервирование товаров на складе с заданием серий номенклатуры. В табличной части «Товары» определение серий имеет суть лишь для тех строчек, по которым выполняется резервирование на складе.
Следующими методами допустимо заполнить серию в строчке табличной части «Товары»:

· Вручную. В таком случае изначально в колонке «Размещение» непременно обязан быть определен склад, на котором будет выполняться резервирование товара.

· С помощью алгоритма подбора. В таком случае в верхней части документа непременно обязан быть определен склад. Данный склад будет автоматом выставлен в колонку «Размещение». Если склад в верхней части не определен, то выбор серии во время подбора номенклатуры заблокирован.

· Автоматически. При автоматизированном резервировании товаров при помощи кнопки «Заполнить и выполнить проведение» .

Все подобранные руками серии будут потеряны при автоматизированном резервировании.
Допустимо объединять методику автоматизированного и ручного резервирования и размещения в заказах поставщикам, для этого требуется руками определить случай размещения для некоторых позиций в документе, а после воспользоваться кнопкой «Заполнить и выполнить проведение». Флаг «Очищать размещение перед заполнением» не обязан быть выставлен в форме настройки автоматизированного резервирования для того, для того чтобы автоматизированное размещение выполнялось лишь для тех позиций, для которых оно не было выполнено руками.
Методику размещения и резервирования по заказу при помощи документа «Резервирование товаров» допустимо исправить после проведения заказа.
Пакетное регистрирование документов потребителю

Сервисный алгоритм реализован в заказе покупателя, который разрешает выполнять пакетный ввод документов, сокращая время фиксирования документов потребителю.
При кликании на кнопку в командной панели документа появляется форма настройки пакетного ввода документов. Кнопка делается доступной после записи документа.
В форме настройки задается, какие документы нужно зарегистрировать - «Налоговая накладная», «Приходный кассовый ордер», «Реализация товаров и услуг», задается порядок печати для каждого вида документов (с предварительным просмотром либо сразу на распечатка). Указать версию для печати для документа«Реализация товаров и услуг».
Выставленные настройки, пользователем в форме настройки, сохраняются, они имеют возможность быть применены в следующем сеансе работы. При сбросе флага"Показывать окно настройки во время оформления документов» в форме настройки не будет открываться при кликании на кнопку «Зарегистрировать реализацию» , а сразу будут производиться действия соответственно заданным настройкам. Из меню «Действия» - «Вызвать окно настройки фиксирования пакета документов» восстановить показ формы и отредактировать реквизиты настройки.
Контроль цен в заказе

Применять плановую себестоимость допустимо для контроля отпускных цен в заказах. Вносятся те цены, в виде типа цен плановой себестоимости, по отношению к которым вычисляется допустимый процент наценки. Определяется флажок «Применять плановую себестоимость» В заказе в открывающемся окне «Цены и валюта». При заполнении цен в заказе будет автоматом рассчитан процент наценки и отклонение от плановой себестоимости. Тип цен плановой себестоимости задается в настройках реквизитов учета на панели «Общие».
Оповещение о предстоящих операциях по заказу

Релизована возможность,в документе «Заказ покупателя», подключения системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (отгрузке либо оплате заказа), для чего предусматривается быстрое создание прикрепленной задачи с напоминанием. Доступна кнопка с изображением будильника всистемной панели кнопок формы заказа, нажатие которой приводит к появлению диалога, в котором нужно определить время напоминания (в поле "Дата и время оповещения"), по потребности - внести подробное описание того, по какому поводу возникает напоминание, и сохранить задачу-напоминание.
В календаре пользователя, входящего в перечень «Менеджера контактов» допустимо увидеть информацию о текущих, просроченных и предстоящих отгрузках и оплатах по заказу покупателя.

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.

Оформление Заказа покупателя и резервирование запасов 1С: Управление небольшой фирмой 8

Чаще всего в программе нам требуется оформить продажу товаров или оказание услуг. Для продажи услуг регистрируем в базе документ Акт выполненных работ , а для реализации товаров - Расходная накладная . В документе Расходная накладная мы можем оформить реализация еще и услуг.

Работа с клиентами в конфигурации предусматривает следующие этапы:

регистрация клиента;
регистрация договора с клиентом;
регистрация Заказа клиента;
выполнение Заказа.

В данной статье мы оформим документ Заказ покупателя .

Заказ покупателя

Документ Заказ покупателя предназначен для регистрации намеренья покупателя приобрести у нас товар, работы или услуги.

Перечень Заказов покупателей находится в разделе Продажи → Заказы покупателей .

В журнале Заказов содержится информация о выполнении и состоянии заказов, а также о сумме и дате отгрузки.

Сам документ Заказ покупателя содержит информацию о номенклатурных позициях и их стоимости. В шапке указывается Контрагент, договор и вид операции. (Рис.1).

Рис.1

Также в документе можно отразить ручные или автоматические скидки на товар. В колонке % Скидки устанавливаем значение для ручных скидок, а нажав % Авт. Буду рассчитаны автоматические скидки. (Рис.2).

Рис.2

Реквизит Состояние у документа Заказ покупателя выбирается пользователем из списка.

Возможные состояния документа (Рис.3):

Открыт - заказ выполняет роль заявки, или предварительной калькуляции, документ не совершает движений по регистрам;
В работе - выполняемый заказ. Документ учитывается при расчете потребностей в запасах и отражается в платежном календаре;
Выполнен - устанавливается при выполнении заказа.

Если заказ в состоянии Открыт или В работе нужно отменить, то необходимо установить флажок Закрыт .

Рис.3

Для заказов в состоянии В работе или Выполнен, можно запланировать оплату. Для этого устанавливаем флажок Запланировать оплату , при этом на форме документа появится закладка Платежный календарь . Заполняем дату оплаты, процент оплаты, выбираем вариант оплаты и банковский счет. Если оплата планируется несколькими этапами, то нажимаем Список . Форма документа изменится и позволит нам разбить оплату на несколько этапов. (Рис.4).

Рис.4

Дата отгрузки может быть одна для всего документа и находиться в шапке документа, а может быть различной по каждой позиции (указываться в табличной части). Определяется это в Настройках документа , которые доступны по кнопке Еще . (Рис.5)

Рис.5

Резервирование запасов

Заказанный товар с видом Запас можно зарезервировать на складке, разместить в открытом Заказе поставщику или в Заказе на производство.

Для этот, на основании Заказа клиента нужно ввести документ Резервирование запасов . (Рис.6).

Рис.6

Документ Резервирование запасов будет доступен только если в настройках программы установлен соответствующий флажок. (Рис.7).

Рис.7

В колонках Исходное место и Новое место указывается структурная единица, в которой должен размещаться резервируемый товар до и после резервирования, или документы Заказ поставщику, Заказ покупателя, Заказ на производство.

Например, если нам необходимо зарезервировать под заказ покупателя товар, который находится на складе или заказанный у поставщика, то в колоне Исходное размещение ничего не указываем, а в Новом размещении указываем склад или Заказ поставщику. (Рис.8).

Зарезервировать товар на складке можно и непосредственно в Заказе клиента, для этого на закладке Дополнительно выбираем склад, а в колонке Резерв отражаем количество резервируемого товара. (Рис.9).

Заказы покупателей в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 используются для планирования процесса продажи товаров нашим клиентам.

Сами заказы располагаются в разделе «Продажи» . По команде «Заказы клиентов» мы переходим в журнал соответствующих заказов. В верхней части данного журнала приведены команды быстрого отбора. Например, это текущее состояние заказа, срок выполнения заказа, а также ответственный менеджер. Создать заказ можно непосредственно из данного журнала.

Настраивается механизм использования заказов в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» . В настройке разделов «Продажи» , в группе «Оптовые продажи» есть флаги, которые отвечают за соответствующие опции. Например, основной флаг - это «Заказы клиентов» . Установка данного флага позволяет активировать использование в программе 1С Управление торговлей 11 заказов клиентов.

Также необходимо выбрать, как данные заказы будут использоваться. Возможны три опции: Первая - «заказ как счет» . При установке данного флага заказ будет использоваться исключительно для печати счетов для наших клиентов, и на основании такого заказа товар не будет резервироваться, не будет контролироваться исполнение заказов клиента.
Также заказ можно использовать для резервирования товаров, имеющихся на складе. Для этого устанавливается опция «заказ только со склада» . По таким заказам клиентов уже можно контролировать их исполнение. Можно планировать оплату, и с помощью этих заказов можно резервировать товар на складах.
Третья опция - это «заказ со склада и под заказ» . От предыдущей она отличается тем, что можно резервировать товар, отсутствующий в данный момент на складе, и таким образом формировать потребность в данном товаре. И, в дальнейшем, на основании этой потребности, можно будет сформировать заказы поставщику. При поступлении товара он автоматически попадет в резерв под данный заказ.

Также для управления заказами используется еще несколько опций, а именно - «не закрывать частично отгруженные заказы и заявки» , «не закрывать частично оплаченные заказы и заявки» . Если данные флаги установлены, то менеджер не сможет закрыть соответствующие заказы до выполнения указанного условия.

Флаг «причины отмены заказов клиентов» позволяет активировать в программе 1С Управление торговлей справочник «Причины отмены заказов клиентов» . И при установке соответствующего флага в заказах клиентов необходимо будет указывать причину, по которой происходит отмена данного заказа.

Второй способ создания заказов клиентов - это выполнение соответствующего шага при использовании сделок с клиентами. При использовании управления сделками с клиентами. Например, сейчас у меня на начальной странице в списке моих задач установлена задача - Сформировать заказ по сделке .

Открыв соответствующую команду, у меня есть команда «создать заказ» . Воспользовавшись данной командой, программа 1С Управление торговлей 11 на основании уже введенной на предыдущих этапах по нашей сделке информации формирует заказ клиента.

Вся основная информация у нас уже заполнена. Давайте посмотрим. Поля «клиент», «контрагент» и «соглашение» являются обязательными. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 не позволит сохранить и провести документ без указания данной информации. Также у нас уже заполнены: вид операции «реализация»; организация, от имени которой будет происходить продажа товара; склад, с которого планируется продажа.

По гиперссылке «Оплата» мы открываем правила оплаты. Сейчас они у нас не заполнены. Можно воспользоваться командой «Заполнить по соглашению» , и основании соглашения с клиентом будет заполнена соответствующая информация. В нашем случае, это - «аванс (до обеспечения)» и «предоплата (до отгрузки)». Перенесем данную информацию в наш заказ покупателя.

Перейдем на основную вкладку «Товары» и посмотрим, какая информация у нас здесь отражена. На основании оформленного на предыдущем этапе нашей сделки коммерческого предложения, утвержденного и согласованного, у нас заполнилась табличная часть, в которой мы видим перечень нашей номенклатуры, количество, цены, автоматические скидки (ручные скидки здесь не применялись) и сумму (ставку НДС).

В самой последней правой колонке как раз устанавливаются флаги «отменено», и необходимо будет указать «по причине». Если мы ставим такой флаг, необходимо будет из списка заранее введенных причин указать причину, по которой отменяется соответствующая позиция. Данная строка подсвечивается серым цветом, что обозначает отмену данной позиции.

Также в заказе покупателя есть два важных поля, влияющих на поведение программы 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2, а именно - «статус заказа» . У нас сейчас доступны 3 статуса:

Статус «на согласовании» - в данном статусе заказ не делает никаких движений. Товар не резервируется, пока заказ не будет согласован.
Статус «к выполнению» , который установлен сейчас, говорит о том, что заказ находится сейчас в стадии выполнения, то есть по нему планируется оплата, отгрузка и обеспечение резервирования товара.
Статус «закрыт» говорит о том, что заказ закрыт и дальнейшая работа с ним не ведется.

Также возможно установить приоритеты, что является дополнительной аналитикой при работе с заказами клиентов. И основное поле, на которое стоит обращать внимание, это - «действия» . В данном случае у нас по всем позициям заполнено действие «к обеспечению» . Можно воспользоваться соответствующим помощником, в котором мы устанавливаем флаги. Например, доступные действия:

«Не обеспечивать» заказ, тогда по данному заказу не рассчитываются потребности, товар не планируется к закупке.
«К обеспечению» (то, что установлено у нас сейчас) - говорит о том, что по данному заказу начинается работа, и потребность в данном товаре будет определяться в заказах поставщику.
«Резервировать по мере поступления» - говорит о том, что по заказу необходимо зарезервировать товар по мере его поступления на склад в случае его отсутствия.
«Резервировать на складе» . Данный товар будет резервироваться из свободного остатка на складе.
И действие «Отгрузить» говорит о том, что товар уже можно непосредственно отгружать.

У нас есть еще один помощник - «Состояние обеспечения заказа» . Перейдя к нему, мы можем увидеть, какие номенклатурные позиции у нас находятся в документе, что зарезервировано, что находится в обеспечении, какие действия возможно совершить (например, товар у нас есть на складе, его можно зарезервировать, и также, какой склад используется в данном случае).

На вкладке «дополнительно» указывается сделка, по которой оформляется наш заказ; ответственный менеджер; подразделение, в котором работает ответственный менеджер; валюта; флаг «цена включает НДС» и налогообложение - то, что продажа облагается НДС.

На вкладке «Товары» необходимо заполнить предполагаемую дату отгрузки. В данном случае у нас установлен флаг «отгружать одной датой» . Если мы его снимем, то предполагаемая дата отгрузки будет указываться в каждой строке нашего товара. Установим сегодняшнюю дату, и такой заказ в состоянии «к выполнению» можно провести и закрыть.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 говорит, что не удалось провести заказ. Разберемся с причинами отказа. В данном случае произошел контроль программы 1С Управление торговлей над заказами клиента, а именно - программе не понравилось то, что мы пытаемся поставить товар «к обеспечению», хотя у нас по данному заказу первая позиция оплаты «аванс (до обеспечения»). То есть, пока по данному заказу не поступит соответствующий аванс, товарные позиции «наш товар» не направляются в работу, и мы их не можем зарезервировать и не можем разместить их «к обеспечению» нашему поставщику. Поэтому по всем строкам я устанавливаю действие «не обеспечивать» , и уже такой заказ пытаюсь повторно провести.

Конфигурация 1С Управление торговлей версия 11.2 провела данный заказ и соответствующую задачу - «сформировать заказ по сделке» - отмечаем как выполненную.

Программа 1С Управление торговлей 11 переводит нас на следующий этап по нашей сделке, а именно - «подтвердить обязательства по сделке» .

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется работа с заказами клиентов как в рамках управления сделками, так и вне рамок управления сделками.